Rapports financiers

1. Entente entre l’établissement hôte et la Société de l’arthrite du Canada

Les subventions ne sont attribuées qu’avec le consentement de la direction de l’établissement auquel elles sont versées et les établissements doivent se conformer aux politiques énoncées dans l’entente entre l’établissement hôte et la Société de l’arthrite du Canada. Aucun fonds ne sera versé sans ces approbations.

2. Avis d’octroi de subvention (AOS)

Les candidats retenus recevront un « avis d’octroi de subvention » (AOS) officiel, lequel stipulera la durée de la période de subvention et le montant approuvé. Les services des finances et de recherche de l’université ou de l’établissement visés seront informés des détails de cette subvention. Un nouvel avis d’octroi de subvention sera produit en cas de modification du montant ou des modalités de la subvention.

3. Date d’entrée en vigueur

Les dates d’entrée en vigueur des subventions et des bourses varient. La date d’entrée en vigueur de la subvention sera clairement indiquée sur l’avis d’octroi de subvention (AOS).

4. Autorisation des dépenses

Un compte individuel doit être tenu pour chacune des subventions versées. Chacune des dépenses engagées doit être autorisée par le bénéficiaire ou son représentant désigné.

5. Administration et versement des fonds

Les fonds de toutes les subventions sont administrés par l’agent financier attitré de l’université ou de l’établissement hôte. Les versements sont habituellement effectués en versements trimestriels. Voir la section « Administration et rapports » pour plus de détails sur la soumission des rapports.

6. Versements effectués par l’établissement hôte

Il revient à l’agent financier de l’établissement hôte, moyennant l’autorisation du bénéficiaire, d’acquitter les dépenses engagées aux fins expressément précisées dans l’entente de subvention. Le total des dépenses ne doit pas excéder le montant de la subvention. La Société de l’arthrite du Canada n’assumera aucune responsabilité quant aux dépenses excédentaires et n’accordera aucun remboursement afférent à l’université ou à l’établissement hôte. Les dépenses doivent être engagées seulement aux fins précisées dans l’entente de subvention. Toute autre utilisation des fonds nécessite l’approbation préalable de la Société de l’arthrite du Canada.

7. Comptabilité distincte

Le chercheur qui touche plus d’une subvention doit tenir une comptabilité distincte pour chacune. Avant de virer des sommes d’un projet à l’autre, le chercheur doit obtenir l’approbation préalable de la Société de l’arthrite du Canada.

8. Fin ou résiliation avant terme d’une subvention

Résiliation d’une subvention de recherche : Une subvention de recherche peut être résiliée avant la fin d’un projet si :

le chercheur principal (CP) demande, par écrit, que la subvention soit résiliée;
le CP n’est pas en mesure d’effectuer la recherche à l’établissement d’origine;
l’établissement parrain demande, par écrit, que la subvention soit résiliée parce que le mandat universitaire du CP a pris fin;
le CP a omis d’informer la Société de l’arthrite d’un changement dans son affiliation avec le département ou l’établissement déclaré au moment de l’octroi de la subvention;
le CP apporte une modification à tout aspect du projet de recherche initialement approuvé par la Société de l’arthrite du Canada, y compris des changements importants quant aux objectifs, sans en avoir préalablement informé la Société de l’arthrite du Canada et avoir obtenu son approbation;
les rapports financiers, d’étapes et annuels, du CP ne sont pas reçus dans les 30 jours suivant l’avis final;
le CP est reconnu coupable d’inconduite scientifique ou de fraude à la suite d’une enquête de l’établissement; ou
le conseil d’administration de la Société de l’arthrite du Canada juge que la résiliation est nécessaire pour quelque raison que ce soit.

Les dépenses engagées après la date de résiliation ne seront pas acceptées. L’établissement hôte doit retourner les soldes non dépensés à la date de résiliation et au plus tard six mois après la date de fin. Dans le cas de subventions qui sont interrompues pour une raison quelconque (p. ex.: une résiliation avant terme), la Société de l’arthrite du Canada doit en être informée immédiatement.

9. Report des fonds de la subvention

Pendant la période de la subvention : Les fonds non dépensés pendant la période d’une subvention peuvent être reportés sur l’année suivante. Toutefois, si le montant total dépensé dans l’année diffère de 30 % du montant prévu dans l’AOS, une brève explication ou justification sera requise au moment de soumettre le relevé de compte, comme indiqué à la section 13 d) ci-dessous.  Si le montant dépensé dans l’année diffère de 50 % ou plus, une demande de conservation de fonds accompagnée d’une justification et d’un plan de projet révisé devra être envoyée à recherche@arthrite.ca.

À la fin de la période de subvention : Les bénéficiaires d’une subvention sont autorisés à reporter, dans le cadre de tout renouvellement de subvention, un solde non utilisé (excédent uniquement) jusqu’à concurrence de 50 000 $ pour une période maximale d’un (1) an après la date normale de fin de la subvention, sans affecter d’aucune façon les subventions détenues simultanément, toute subvention ultérieure ou toute demande de subvention en cours. Les chercheurs n’ont pas besoin d’obtenir une approbation officielle pour les montants inférieurs à 50 000 $. Toutes les sommes reportées au-delà de la date de fin de la subvention, sans égard au montant, seront assujetties aux politiques comptables habituelles de la Société de l’arthrite du Canada ainsi qu’aux politiques comptables de fin de subvention en vigueur à ce moment-là. Tout excédant dépassant les limites précisées devra être remboursé à la Société de l’arthrite du Canada et les déficits supérieurs à 5 000 $ ne peuvent être reportés dans le cadre de tout renouvellement de subvention.

Prière de consulter l’article 10 relatif à la rétention de fonds au-delà de la date normale de fin de la subvention.

10. Utilisation des fonds non dépensés à la date de fin et de prolongation de subvention (sans allocation de fonds additionnels)

Tout excédent supérieur à 25 000 $ peut être conservé jusqu’à une période de 12 mois après la date de fin de la subvention pour les dépenses liées à cette dernière. Un relevé de compte doit être fourni pour tous les fonds dépensés au-delà de la date normale de fin de la subvention.

Toutefois, si l’on prévoit que le surplus sera supérieur à 25 000 $, ou si plus de 12 mois sont nécessaires pour terminer le travail ou s’il reste une quantité substantielle de travail à faire, les bénéficiaires de subvention devront demander une prolongation sans allocation de fonds additionnels. Cela permettra de dépenser les fonds restants après la date à laquelle la subvention devait initialement prendre fin, mais aucuns nouveaux fonds n’y seront octroyés. Une demande de prolongation sans allocation de fonds additionnels sera prise en compte lorsque le travail reste inachevé, moyennant une justification convaincante, ou si le chercheur a pris un congé prolongé pendant la période de la subvention. Cette demande devrait être soumise au vice-président (VP) des opérations relatives à la recherche et inclure les renseignements suivants :

une explication du retard;
une brève description du travail qui reste à faire et une estimation du temps nécessaire pour le réaliser;
une prévision du solde non dépensé en date de fin de la subvention, qui sera reporté à la période de prolongation.

11. Chevauchement

Si le bénéficiaire reçoit une ou plusieurs autres subventions pour le même projet pendant la période couverte par la subvention de la Société de l’arthrite du Canada, il doit en informer la Société de l’arthrite du Canada dans les 30 jours suivant la réception de l’avis d’octroi d’une subvention et il est prévu que le bénéficiaire refuse l’une de ces subventions.

12. Financement complémentaire

La Société de l’arthrite du Canada peut envisager, au cas par cas, de fournir des fonds complémentaires dans les circonstances suivantes :

la durée de la nouvelle subvention est plus courte que la durée de la subvention de la Société de l’arthrite du Canada;
la valeur de la subvention est inférieure à la valeur de la subvention de la Société de l’arthrite du Canada;
la valeur de la subvention est inférieure au montant demandé dans la proposition soumise à l’organisme de financement; ou
la valeur de la bourse de formation est inférieure à l’allocation minimale exigée par le département où le stagiaire est inscrit.

Toutes ces demandes doivent être rédigées sur du papier à en-tête officiel de la Société de l’arthrite du Canada et envoyées par courriel.

Si la Société de l’arthrite du Canada accepte la demande du bénéficiaire, ce dernier devra respecter toutes les exigences liées à une subvention complète.

13. Relevé de compte pour les fonds de la subvention

a) Présentation du relevé
L’établissement hôte doit présenter chaque année un relevé de compte (PDF, Excel) selon le format exigé par la Société de l’arthrite du Canada pour chacun des projets ayant fait l’objet d’une subvention. Le formulaire de relevé de compte est disponible sur le site Web. Ce relevé doit être reçu dans les 90 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin d’éviter tout retard dans les versements subséquents. Ainsi, un bénéficiaire dont la date de début de subvention est le 1^er septembre doit soumettre son relevé de compte au plus tard le 30 novembre afin de s’assurer d’obtenir le versement du 1^er mars. Les versements trimestriels subséquents ne seront pas versés tant qu’un relevé de compte de l’année précédente en bonne et due forme n’aura pas été reçu et approuvé. Les sommes ainsi différées seront versées en même temps que le prochain versement prévu.

b) Signatures
Le bénéficiaire et l’agent financier responsable de l’administration de la subvention doivent tous deux signer le relevé de compte annuel. Dans les cas où le bénéficiaire de la subvention n’est pas en mesure de signer ledit relevé, notamment s’il est en congé sabbatique, son représentant désigné pourra signer à sa place, pourvu que la Société de l’arthrite du Canada en ait été préalablement informée. De plus, le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte doit être fourni.

c) Fonds engagés
Il n’est pas nécessaire de déclarer les fonds engagés, car il est permis de déclarer un surplus ou un déficit pendant la période d’une subvention. Les établissements peuvent dresser des comptes de régularisation au cours de la dernière année si du matériel a été utilisé pendant la période de la subvention, mais facturé après la date de fin prévue.

d) Détails des dépenses
Une brève explication ou justification doit être fournie avec le relevé de compte si le total des dépenses diffère de 30 % du montant budgétisé dans l’AOS. En tout temps, la Société de l’arthrite du Canada pourrait exiger que le bénéficiaire ou l’établissement hôte fournisse des renseignements additionnels (p. ex. : si les dépenses diffèrent sensiblement de celles inscrites au budget ou s’il existe un écart considérable, à la hausse ou à la baisse, entre les prévisions budgétaires et l’utilisation des sommes au cours d’une année). De plus, le bénéficiaire peut être tenu de fournir un compte rendu détaillé des dépenses, appuyé par des pièces justificatives.

e) Vérification
La Société de l’arthrite du Canada se réserve le droit de procéder à la vérification comptable du relevé de compte.

f) Catégories de dépenses
Remarque : Tous les frais imputés au compte d’une subvention doivent être directement liés au projet pour lequel les fonds ont été alloués. Veuillez communiquer avec la Société de l’arthrite du Canada pour toute question concernant les dépenses admissibles.

Salaires et avantages sociaux : Déclarez le total des salaires et des avantages sociaux liés à la subvention. Des dépenses peuvent être attribuées proportionnellement au travail fourni par chaque membre de l’équipe du projet. Il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms et le montant des salaires de chaque personne rémunérée dans le cadre de la subvention. Cependant, les établissements doivent disposer d’un relevé de paye détaillé à des fins d’examen afin d’appuyer le total des salaires et des avantages sociaux comme déclarés dans le relevé.

Dépenses/fournitures : Déclarez toutes les dépenses directement liées à la subvention. Les coûts peuvent inclure des fournitures de laboratoire à usage unique (p. ex : les embouts, les tubes, les réactifs, etc.), les animaux et leurs coûts d’hébergement, les coûts associés à chaque patient, les coûts d’impression liés aux instruments d’enquête et les coûts des équipements accessoires (< 1 000 $).

Équipement : En plus de tout budget d’équipement qui a été demandé et approuvé dans le cadre de la demande, tous les bénéficiaires peuvent consacrer 5 %, ou 10 000 $, à l’achat d’équipement. Cette allocation est calculée annuellement, mais peut être dépensée à tout moment pendant la durée de la subvention. Le coût d’installation de l’équipement ne peut être facturé que s’il a été inclus dans la demande de budget.

Animaux et entretien : Déclarez toute dépense de cette nature directement liée à la subvention.

Livres et abonnements à des publications : Si le total des achats de livres et des abonnements à des publications dépasse 1 000 $ par année, le bénéficiaire doit joindre la liste et les pièces justificatives lorsqu’il soumet son relevé de compte. N’incluez pas les coûts de préimpressions et de réimpressions, car ces dépenses seront inscrites sous « Divers ».

Déplacement pour assister à des conférences : Déclarez toutes les dépenses liées à une présentation ou à une participation à des conférences scientifiques. Les dépenses liées au déplacement doivent respecter les politiques de la Société de l’arthrite du Canada. Les dépenses peuvent également inclure les frais de déplacement liés à un congé sabbatique approuvé pour le bénéficiaire, les frais de déplacement pour un boursier postdoctoral qui est sur le point d’occuper un poste pour la première fois dans le laboratoire d’un bénéficiaire ou les frais de déplacement liés à un chercheur invité qui contribuera au projet subventionné.

Déplacement pour la recherche : Les dépenses déclarées doivent être liées aux coûts de la recherche (p. ex. : réunions périodiques de l’équipe pour les recherches multicentriques, frais de déplacement pour mener des entrevues avec les sujets d’étude, etc.).

Services : Les dépenses déclarées peuvent inclure les coûts des contrats de service, des experts-conseils, etc. Une liste détaillée doit être jointe au relevé de compte ou fournie sur une page annexée à celui-ci.

Divers : Lorsque le total des dépenses excède 5 000 $, les détails doivent être inclus avec le relevé de compte. Ces dépenses peuvent inclure ce qui suit :

les frais de publicité pour le recrutement de personnel;
les fournitures et services de bureau (p. ex : papeterie, téléphonie, photocopie, service de messagerie);
les coûts de réimpression et de préimpression.

Remarque : Tous les frais imputés au compte d’une subvention doivent être directement liés au projet pour lequel les fonds ont été alloués. Veuillez communiquer avec la Société de l’arthrite du Canada pour toute question concernant les dépenses admissibles.

g) Dépenses irrecevables
Au nombre des dépenses irrecevables qui ne peuvent être imputées à une subvention, on compte notamment :

les salaires ou les avantages sociaux des chercheurs principaux, des codemandeurs et des membres du corps enseignant;
les retenues à la source (RPC/RRQ, CNESST/CSPAAT, assurance-emploi, assurance maladie provinciale) et les avantages sociaux comme l’assurance médicale ou dentaire ou les régimes de retraite privés pour étudiants;
les retenues à la source (RPC/RRQ, CNESST /CSPAAT, assurance-emploi, assurance maladie provinciale) et les avantages sociaux comme l’assurance médicale ou dentaire ou les régimes de retraite privés pour boursiers postdoctoraux, sauf si l’établissement hôte prévoit d’autres mesures en vertu d’une entente officielle (p. ex : la syndicalisation des boursiers postdoctoraux);
les droits de scolarité pour étudiants ou boursiers postdoctoraux;
les montants complémentaires liés aux prestations de congé de maternité;
les salaires des assistants administratifs;
les frais généraux et d’infrastructure (p. ex. : l’entretien des bâtiments, les frais de réseau informatique). Seuls les services partagés (p. ex. : le nettoyage des vitres, calculé au prorata) sont acceptés. Les frais, cotisations ou dîmes indiqués en pourcentage ne sont pas permis (seuls les frais réels le sont);
les coûts indirects (tels que décrits dans la politique sur les coûts indirects de la Société de l’arthrite du Canada);
les coûts indirects (tels que décrits dans la Politique des coûts indirects de la Société de l’arthrite du Canada);
le mobilier de laboratoire ou de bureau;
les frais de représentation ou d’hébergement;
les droits d’adhésion;
le soutien administratif fourni par l’établissement hôte (p. ex. : les achats, la comptabilité, les finances, etc.);
les activités de chercheurs non visés par la subvention ou les activités liées à d’autres subventions;
les frais de téléphone cellulaire, sauf si son utilisation s’inscrit dans le cadre de l’étude ou du projet subventionné;
les coûts de construction ou de rénovation;
les salaires et frais non liés à la subvention (p. ex. : le détachement syndical, les avantages sociaux des employés tels que les indemnités de départ, les frais de placement et les honoraires de consultation, puisque les personnes qui travaillent sur un projet financé par une subvention de la Société de l’arthrite du Canada sont embauchées par leur établissement).

14. Relevé de compte pour les bourses des étoiles pour le développement de carrière

a) Présentation du relevé
L’établissement hôte doit présenter chaque année un relevé de compte (PDF, Excel) selon le format exigé accepté dans le cadre des bourses des étoiles pour le développement de carrière. Ce relevé doit être reçu dans les 90 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin d’éviter tout retard dans les versements subséquents. Le formulaire de relevé de compte est disponible sur le site Web (lien).

b) Signatures
Le bénéficiaire et l’agent financier responsable de l’administration de la bourse doivent tous deux signer le relevé de compte annuel. De plus, le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte doit être fourni.

c) Catégories de dépenses

Salaires et avantages sociaux : Déclarez le total des salaires et donnez les détails sur ceux qui sont payés (p. ex. : le titre du poste et le montant).
Dépenses/fournitures : Déclarez toutes les dépenses directement liées à la bourse comme décrit dans le relevé de compte pour les fonds de subvention, point 13 f).
Équipement principal : Déclarez les dépenses décrites et approuvées dans le budget.

Tous les autres éléments doivent être déclarés comme décrit dans le relevé de compte pour les fonds de subvention, point 13 f).

d) Dépenses irrecevables
Reportez-vous au point 13 g) du relevé de compte des fonds de subvention pour obtenir la liste des dépenses non admissibles.

15. Relevé de compte pour les bourses pour stagiaires (bourses d’études supérieures et postdoctorales)

a) Présentation du relevé
L’établissement hôte doit présenter chaque année un relevé de compte (PDF, Excel) selon le format exigé accepté par l’Institut dans le cadre des bourses des étoiles pour stagiaires. Ce relevé doit être reçu dans les 90 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin d’éviter tout retard dans les versements subséquents. Le formulaire de relevé de compte est disponible sur le site Web.

b) Signatures
Le superviseur et l’agent financier responsable de l’administration de la bourse doivent tous deux signer le relevé de compte annuel. De plus, le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte doit être fourni.

c) Catégories de dépenses
Salaires et avantages sociaux : Déclarez le total des salaires et donnez les détails sur ceux qui sont payés (p. ex.: le titre du poste et le montant). Il s’agit de la seule catégorie de dépenses autorisée pour les bourses de formation.

16. Relevé de compte pour les subventions des centres sur l’arthrite

a) Présentation du relevé
L’établissement hôte doit présenter chaque année un relevé de compte (PDF, Excel) selon le format exigé accepté par l’Institut dans le cadre des subventions des centres sur l’arthrite. Ce relevé doit être reçu dans les 90 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin d’éviter tout retard dans les versements subséquents. Le formulaire de relevé de compte est disponible sur le site Web.

b) Signatures
Le relevé annuel doit être signé par le bénéficiaire et l’agent financier responsable de l’administration de la subvention. En outre, le nom de la personne qui a préparé le relevé doit être indiqué.

c) Catégories de dépenses
Salaires et avantages sociaux : Déclarez le total des salaires et donnez les détails sur ceux qui sont payés (p. ex. : le titre du poste et le montant).
Dépenses/fournitures : Déclarez toutes les dépenses directement liées à la bourse comme décrit dans le relevé de compte pour les fonds de subvention, point 13 f).
Équipement principal : Déclarez les dépenses décrites et approuvées dans le budget. Tous les autres éléments doivent être déclarés comme décrit dans le relevé de compte pour les fonds de subvention, point 13 f).

d) Dépenses irrecevables
Reportez-vous au point 13 g) du relevé de compte des fonds de subvention pour obtenir la liste des dépenses non admissibles.

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